Gestionar un almacén propio puede tener sentido cuando una empresa dispone de un volumen estable de mercancía, espacio suficiente y recursos para mantener una operativa eficiente. Sin embargo, cuando el negocio crece, aparecen picos de demanda o los costes de almacenamiento empiezan a aumentar, externalizar el almacenamiento puede convertirse en una alternativa más flexible y eficiente.
Externalizar el almacén significa delegar a un operador logístico especializado parte o toda la gestión relacionada con la recepción, almacenamiento, control de inventario, preparación y expedición de mercancías.
Pero ¿cómo saber si ha llegado el momento de hacerlo?
¿Qué significa externalizar el almacenamiento?
La externalización del almacenamiento consiste en contratar a una empresa especializada para gestionar el almacenamiento y determinadas operaciones logísticas de una compañía.
En función de las necesidades del negocio, el servicio puede incluir:
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Recepción de mercancías.
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Descarga y ubicación de productos.
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Gestión y control del inventario.
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Almacenamiento de mercancías.
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Picking y packing.
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Etiquetado y manipulación.
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Expedición.
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Gestión de devoluciones.
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Control y trazabilidad de los movimientos.
De esta forma, la empresa no necesita asumir directamente todos los costes asociados a disponer y gestionar un almacén propio.
7 señales de que deberías externalizar el almacenamiento
No existe un momento universal para externalizar un almacén. La decisión depende del volumen, tipo de mercancía, nivel de servicio, crecimiento previsto y estructura de costes.
Sin embargo, hay algunas señales que indican que merece la pena estudiar la externalización.
1. El almacén se ha quedado pequeño
Una de las señales más evidentes es la falta de espacio.
Si la empresa necesita almacenar cada vez más mercancía, pero ampliar las instalaciones supone una inversión importante, recurrir a un operador logístico puede permitir aumentar la capacidad sin tener que adquirir o alquilar nuevas instalaciones por cuenta propia.
Además, disponer de capacidad flexible puede ser especialmente interesante cuando el volumen de mercancía varía durante el año.
2. Los costes fijos de almacenamiento son demasiado elevados
Un almacén propio implica mucho más que pagar por el espacio.
Hay que considerar costes como:
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Alquiler o compra de instalaciones.
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Personal.
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Equipos de manutención.
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Mantenimiento.
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Sistemas informáticos.
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Seguros.
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Suministros.
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Seguridad.
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Gestión de inventario.
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Formación.
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Costes asociados a picos de actividad.
Por eso, para saber si conviene externalizar, no basta con comparar el precio por palé de un operador con el alquiler mensual del almacén.
Hay que calcular el coste logístico total de la operación propia.
3. El volumen de mercancía cambia demasiado
La estacionalidad puede hacer que una empresa necesite mucho espacio durante determinados periodos y bastante menos durante otros.
Por ejemplo, una empresa puede experimentar fuertes incrementos de actividad durante campañas comerciales, Navidad, promociones o determinadas temporadas.
En estos casos, una estructura de almacenamiento completamente dimensionada para el pico de actividad puede quedar infrautilizada durante buena parte del año.
La externalización permite adaptar la capacidad contratada a las necesidades de la empresa.
4. El equipo dedica demasiado tiempo a tareas logísticas
La logística puede consumir una cantidad importante de recursos internos.
Cuando el equipo de la empresa dedica una parte creciente de su tiempo a controlar inventarios, organizar entradas, preparar pedidos, gestionar incidencias o coordinar expediciones, conviene analizar cuánto está costando realmente esa operativa.
Externalizar determinadas tareas permite que la empresa concentre sus recursos en las actividades directamente relacionadas con su negocio.
5. Aumentan los errores de inventario y preparación
Un crecimiento rápido puede provocar problemas si los procesos de almacén no evolucionan al mismo ritmo.
Algunos síntomas habituales son:
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Diferencias de inventario.
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Pedidos preparados incorrectamente.
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Mercancía mal ubicada.
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Retrasos en las expediciones.
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Falta de trazabilidad.
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Dificultad para conocer el stock disponible.
Un operador especializado puede aportar procesos, tecnología y recursos específicos para gestionar estas operaciones.
6. La empresa necesita tecnología logística
La gestión profesional de un almacén puede requerir herramientas para controlar entradas, ubicaciones, inventario, movimientos y preparación de pedidos.
Un WMS, sistemas de radiofrecuencia, códigos de barras y otros sistemas de trazabilidad pueden mejorar el control de la operativa.
Para una empresa que no quiere realizar por sí misma la inversión y mantenimiento de toda esta infraestructura, trabajar con un operador logístico puede ser una alternativa.
7. La empresa está creciendo y necesita escalar
Quizá sea la señal más importante.
Una estructura logística que funciona con 100 pedidos diarios puede no funcionar igual cuando el volumen aumenta a 500 o 1.000.
Antes de que el crecimiento provoque problemas de espacio, personal o capacidad, conviene analizar si la infraestructura logística actual puede acompañar al negocio.
¿Qué ventajas tiene externalizar el almacenamiento?
La externalización puede aportar diferentes ventajas, dependiendo de la situación de cada empresa.
Mayor flexibilidad
La capacidad de almacenamiento puede adaptarse mejor a las necesidades del negocio, especialmente cuando existe estacionalidad o crecimiento.
Menor inversión en infraestructura
La empresa evita tener que realizar determinadas inversiones en instalaciones, equipamiento y tecnología logística.
Acceso a conocimiento especializado
Un operador logístico trabaja específicamente con procesos de almacenamiento, inventario, preparación y distribución.
Posibilidad de integrar más servicios
El almacenamiento puede combinarse con preparación de pedidos, transporte, cross docking, manipulación o distribución.
Esto permite centralizar diferentes operaciones en un mismo proveedor.
Mayor capacidad para concentrarse en el negocio
Externalizar determinadas operaciones permite que la empresa dedique más recursos a ventas, producto, clientes y crecimiento.
¿Cuándo NO conviene externalizar el almacenamiento?
Externalizar no siempre es la mejor opción.
Puede ser preferible mantener una gestión propia cuando:
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La operación es muy específica y difícil de estandarizar.
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La empresa necesita un control directo muy elevado.
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Existe una infraestructura propia eficiente y correctamente dimensionada.
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Los volúmenes son estables y justifican la inversión.
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El coste de externalización no mejora el coste total actual.
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La actividad requiere procesos que el operador no puede asumir.
La decisión debe basarse en números y necesidades operativas, no únicamente en el precio del espacio.
¿Cómo saber si externalizar es rentable?
Antes de tomar una decisión, conviene comparar dos escenarios:
Almacén propio vs. almacenamiento externalizado.
En el primer escenario hay que calcular todos los costes asociados a la operación interna.
En el segundo, además del precio del almacenamiento, hay que valorar servicios como recepción, manipulación, inventario, picking, packing, expedición, transporte y gestión de incidencias.
También es importante analizar:
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Coste por unidad almacenada.
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Coste por pedido preparado.
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Productividad del almacén.
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Nivel de ocupación.
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Errores de inventario.
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Tiempo de preparación.
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Coste de personal.
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Inversión necesaria.
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Capacidad de crecimiento.
Solo así se puede determinar qué modelo resulta más eficiente para cada empresa.
¿Qué debe ofrecer un operador de almacenamiento?
Antes de contratar un servicio de almacenamiento externalizado, conviene comprobar que el operador puede adaptarse realmente a las necesidades de la empresa.
Entre otros aspectos, es recomendable valorar:
Capacidad: espacio disponible y posibilidad de crecimiento.
Ubicación: proximidad a proveedores, clientes y principales vías de transporte.
Gestión de inventario: sistemas y procesos utilizados para controlar el stock.
Preparación de pedidos: capacidad de realizar picking, packing y expedición.
Tecnología: WMS, trazabilidad, códigos de barras o radiofrecuencia.
Flexibilidad: capacidad para absorber incrementos de actividad.
Transporte: posibilidad de integrar almacenamiento y distribución.
Indicadores: disponibilidad de KPIs para medir la calidad del servicio.
¿Externalizar todo o solo una parte de la logística?
La externalización no tiene por qué ser total.
Una empresa puede mantener determinadas operaciones internamente y externalizar otras.
Por ejemplo:
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Externalizar únicamente el almacenamiento.
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Externalizar almacenamiento y preparación de pedidos.
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Externalizar almacenamiento y transporte.
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Externalizar toda la operativa logística.
Esta última opción puede ser interesante cuando la empresa busca un único operador que coordine diferentes fases de la cadena logística.
¿Cuándo merece la pena externalizar el almacenamiento?
Externalizar el almacenamiento puede ser especialmente interesante cuando una empresa está creciendo, necesita más capacidad, tiene costes fijos elevados, sufre picos de demanda o no quiere invertir en ampliar su infraestructura logística.
Pero la decisión debe hacerse comparando el coste total de la operación propia con el coste y el nivel de servicio que puede ofrecer un operador especializado.
Si tu empresa necesita almacenamiento, gestión de inventario y preparación de pedidos, el primer paso debería ser analizar las necesidades reales de la operación antes de decidir qué modelo utilizar.
M3 Logística ofrece soluciones de logística de almacenamiento para empresas, adaptadas a las características y necesidades de cada operativa.
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